Coordinator: Khái Niệm, Bức Tranh Toàn Cảnh Ngành Điều Phối Viên

Rate this post

Coordinator là một trong những vị trí quan trọng trong ngành nhà hàng, khách sạn. Đây là ngành được đánh giá có triển vọng phát triển rất lớn trong tương lai. Vậy bạn có biết công việc của điều phối viên là gì? Cần có những tố chất nào để đảm nhận vị trí này? Adsenger.vn sẽ giải đáp tất thảy thắc mắc này ngay tại bài viết dưới đây!

Coordinator là gì?

Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến trong ngành nhà hàng, khách sạn. Chúng được dùng để chỉ vị trí có vai trò điều phối, tổ chức cho mọi hoạt động. Nhằm mục đích đảm bảo toàn bộ hệ thống vận hành êm ái, hiệu quả.

Trong ngành nhà hàng khách sạn, thuật ngữ coordinator được sử dụng để chỉ những nhân sự đảm nhiệm vai trò điều phối và tổ chức hoạt động, nhằm đảm bảo hệ thống vận hành liên tục và hiệu quả. Mỗi điều phối viên sẽ đảm nhận các vai trò như:

Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, phân bổ khối lượng công việc cho từng nhân viên hợp lý nhất.
Trực tiếp tham gia điều phối, phối hợp các bộ phận và các cá nhân có liên quan để đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
Tiến hành theo dõi, giám sát, báo cáo tiến độ thực hiện của các công việc của nhà hàng, khách sạn. Trong trường hợp có bất kỳ vấn đề phát sinh nào, coordinator cần nhanh chóng tìm ra hướng giải quyết hợp lý.

Giải mã công việc điều phối viên hot nhất ngành nhà hàng, khách sạn

Bức tranh tổng quan về công việc Coordinator

Trong ngành nhà hàng khách sạn, vị trí điều phối viên được chia ra nhiều vị trí khác nhau. Mỗi vai trò đều có những nhiệm vụ và trách nhiệm riêng, cụ thể như sau:

Event Coordinator (điều phối viên tổ chức sự kiện)

Vị trí này đóng vai trò then chốt trong quá trình tổ chức thành công các sự kiện được diễn ra tại nhà hàng, khách sạn. Thông thường, các buổi tiệc được tổ chức như sinh nhật, đám cưới, lễ ra mắt, tiệc cuối năm, lễ tổng kết,… Đối với mỗi sự kiện, điều phối viên cần đảm bảo từ khâu lên ý tưởng đến thực hiện đều được diễn ra trơn tru nhất.

Các điều phối viên phải đảm nhận các nhiệm vụ như:

Sáng tạo, xây dựng ý tưởng, thiết lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Thống nhất thời gian, địa điểm, ngân sách, timeline, các hoạt động diễn ra
Phối hợp với bộ phận sale, marketing để hỗ trợ quá trình quảng bá, tiếp thị hiệu quả
Giám sát hoạt động sản xuất, phân phối thư mời, tờ rơi, banner, poster, quá trình thi công trang trí.
Tổ chức, điều hành sự kiện, xử lý các tình huống phát sinh trong suốt sự kiện

Các công việc của điều phối viên tổ chức sự kiện

Sales Coordinator (điều phối viên bán hàng)

Điều phối viên bán hàng thuộc bộ phận Marketing với vai trò hỗ trợ, thúc đẩy doanh số bán của doanh nghiệp. Vị trí này có các nhiệm vụ chính như:

Nghiên cứu thị trường để hiểu rõ nhu cầu, mong muốn, thị hiếu của khách hàng
Chủ động xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và các đối tác tin cậy
Hỗ trợ tiếp nhận, giải quyết các yêu cầu, phản hồi của khách hàng về dịch vụ. Từ đó tìm kiếm giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh.
Tiếp nhận, lưu trữ, quản lý hồ sơ và các tài liệu về khách hàng. Thường xuyên cập các thông tin của khách hàng để phân tích insight chính xác.
Hỗ trợ hoạt động bán hàng, sắp xếp các buổi họp để thảo luận chiến lược phát triển giữa các trưởng bộ phận.
Đưa ra những ý kiến, ý tưởng Marketing nhằm gia tăng giá trị chuyển đổi cho doanh nghiệp.

F&B Coordinator (trợ lý giám đốc bộ phận F&B)

Đây là cầu nối quan trọng giữa vị trí giám đốc bộ phận F&B và các bộ phận khác. Theo đó, mỗi điều phối viên cần tham gia vào việc:

Hỗ trợ các công việc cho giám đốc bộ phận F&B
Theo dõi, giám sát, quản lý các hoạt động của bộ phận F&B
Truyền tải thông tin giữa các bộ phận quản lý của doanh nghiệp và báo cáo tình hình cho giám đốc F&B
Điều phối quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng
Thực hiện dự toán, lập kế hoạch chi tiêu, báo cáo ngân sách định kỳ

Nhân viên Marketing Coordinator

Nhân viên điều phối Marketing sẽ đảm nhận các công việc sau:

Giám sát quá trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các chiến dịch Marketing. Bạn cần đảm bảo phòng tiếp thị có đủ nguồn lực để vận hành hiệu quả.
Sắp xếp các đầu việc cần làm, theo dõi, báo cáo tiến độ thực hiện các dự án truyền thông.
Phối hợp với các bộ phận khác nhằm đẩy nhanh quá trình marketing cho dự án.
Đảm bảo chất lượng của các sản phẩm in ấn và các ấn bản quảng cáo điện tử.
Trao đổi, đàm phán trực tiếp với các nhà cung cấp để có được lợi thế cạnh tranh về giá. Đồng thời bạn cần phải đảm bảo chất lượng của các đơn hàng được giao đến.

Các kỹ năng cần có của một Coordinator là gì?

Để có thể trở thành một điều phối viên chuyên nghiệp, bạn cần trang bị những kỹ năng như:

Thành thạo Word, Excel, Outlook, PowerPoint,… và các công cụ quản lý công việc, lịch trình.
Khả năng giao tiếp, làm việc bằng tiếng Anh, bao gồm cả những từ ngữ chuyên về nhà hàng, khách sạn.
Hiểu biết đôi chút về ẩm thực
Tổ chức, quản lý hồ sơ, tài liệu và xử lý mọi tình huống phát sinh trong công việc.
Có kỹ năng lên kế hoạch, xây dựng các kỹ năng tổ chức, điều phối sự kiện.
Kỹ năng quản lý thời gian tốt
Kỹ năng lãnh đạo, làm việc nhóm một cách hiệu quả

Các kỹ năng cần có của một điều phối viên chuyên nghiệp

Việc sở hữu đội ngũ coordinator chuyên nghiệp là yếu tố góp phần gia tăng giá trị thương hiệu. Bạn cần trang bị đầy đủ các kỹ năng cần thiết để thành công trong lĩnh vực này. Hãy chủ động học hỏi, phát triển những kỹ năng trên cho một tương lai rộng mở hơn.